28.07.2017.
Danas je jedan od najčešćih oblika komunikacije jest komunikacija putem e-maila. Ukoliko se odlučite na ovakav oblik komunikacije s vašim profesorom, evo o čemu trebate voditi računa.
E-mail komunikacija ostavlja dojam o vama isto kao i vaša komunikacija uživo. Budući da kod komunikacije uživo imamo pomoć govora tijela, rizik da nas krivo protumače odnosno da pošaljemo krivu poruku u e-mail komunikaciji je veliki.
Ukoliko već niste, u budućnosti ćete se sigurno e-mailom obratiti vašem profesoru. Bilo da je to slanje seminarskog rada, prijava za studentsku razmjenu, traženje informacija i sl.
Za pisanje i slanje e-mailova morate se pridržavati ovih osnovnih pravila:
Vaša e-mail adresa
Prva i najveća pogreška koju možete napraviti je sama vaša e-mail adresa. Želite li da vas druga strana shvati ozbiljno i vaša adresa mora biti ozbiljna. Ni slučajno ne koristiti e-mail adrese koje na prvi pogled ostavljaju neozbiljan utisak, kao npr. mala.maca@…, jakov.strasni@…, luzer123@…, i sl. Najbolji i najozbiljniji oblik e-mail adrese je vaše ime i prezime@… Nije poželjno koristiti mail adresu u kojoj je vaša godina ili datum rođenja kao npr. ivana.spudic1992@… Zapamtite, ime.prezime@… i to je to.
Subjekt (predmet) e-maila
Predmet e-mail poruke mora biti kratak i jasan. Na primjer, ukoliko predajete seminarski rad, možete navesti kao Subjekt: Seminarski rad iz predmeta, tema rada, ime autora. Još jedna napomena, kako je nepoželjno pisati predugačke subjekte, isto tako treba izbjegavati i pisanje samo jedne riječi, na primjer Pitanje, Seminarski, Predavanja…
Sadržaj e-maila
Kada pišete vašem profesoru jedan ozbiljan e-mail, pisanje sadržaja obavezno treba započeti izrazom poštovanja: „Poštovani profesore/profesorice prezime,“ (prezime nije obavezno), tekst nastavljate u novom redu, velikim slovom. Zabranjena je uporaba bilo kakvih emotikona, kao i bilo kakvih skraćenica.
Poruka treba biti kratka i jasna, a u obraćanju ćete uvijek persirati (Vi, Vas, Vama…). Pridržavajte se gramatičkih i pravopisnih pravila. Ako je e-mail dužeg sadržaja, odvojite ga na cjeline, pasuse odvajajte praznim redom, a svaki odlomak mora imati smislenu jelinu u kontekstu već napisanog teksta.
Ukoliko profesoru šaljete seminarski rad ili neki drugi prilog, obavezno u tekstu e-maila navedite da uz e-mail prilažete i određene priloge. Na primjer, možete napisati U prilogu e-maila nalazi se seminarski rad ili U prilogu Vam dostavljam potrebnu dokumentaciju.
Pravopis i greške u tipkanju
Strogo vodite računa o pravopisu i gramatičkim pravilima. Kada je riječ o formalnom i ozbiljnom e-mailu, zaboravite na sve ono što važi u komunikaciji na internetu. Velika slova su obavezna, odvajanje teksta zarezima, jedan space proreda nakon točke, zareza i bilo kog drugog znaka interpunkcije. Ne smijete koristiti „ošišanu“ latinicu, odnosno latinicu bez kvačica, znači š, č, ć, đ, ž su obavezni.
Prije nego što pošaljete e-mail obavezno provjerite sve što ste napisali, provjerite pravopis i suštinu e-maila.
Pozdrav i potpis
E-mail koji šaljete profesoru obavezno završite sa „Srdačan pozdrav,“, „S poštovanjem,“ ili „Unaprijed zahvalan/zahvalna,“, a u narednom redu napišite vaše ime i prezime. Ispod toga možete napisati i naziv fakulteta koji studirate, jer se dešava da profesori predavaju na više njih. I ovdje je pravilo, nema smajlića niti skraćenica Pozz… i sl.
Odgovorite na e-mail
Kada dobijete odgovor od profesora, obavezno morate odgovoriti na isti. Ukoliko se radi samo o dobijanju određenih informacija, poslat ćete e-mail zahvale, npr.: “Poštovani profesore Horvat, hvala Vam na odgovoru”.
Ovih nekoliko pravila nisu samo za slučaj obraćanja profesorima, ona vrijede i u poslovnom svijetu. Naravno, ukoliko se obraćate prijateljima, rodbini i bližnjim osobama ne treba biti ovako formalan i služben, ali i tu je poželjno primjenjivati osnovne elemente pristojnosti.
Izvor: x-ica.com